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Services administratifs pour les professionnels

Artisans - Commerçants - Agriculteurs - Professions libérales - etc.

Mobirise

6 heures par semaine consacrées à la gestion administrative 

Saviez-vous que dans une Pme, en moyenne 142 journées de travail par an, soit 6 heures de travail par semaine, sont consacrées à la gestion administrative ?

Mobirise

18 % improvisent en interne

18% des chefs d'entreprise improvisent en interne au lieu d'avoir recours à une secrétaire

Mobirise

1/3 des dirigeants manquent de temps pour développer leur activité

En 2014, 1/3 des dirigeants de Pme/Tpe estimaient ne pas pouvoir passer suffisamment de temps à développer leur activité à cause de l’administration et des formalités liées (Etude Ifop 2014).

Mobirise

65 % des patrons se font aider

65% des patrons de TPE se font aider pour les tâches administratives
(Etude Americanexpress France Blogspot)

  • Vous n’êtes pas à l’aise avec les outils informatiques ?
  • Vous manquez de temps ?
  • Le classement et vous, ça fait deux ?
  • Vous préférez vous consacrer à votre cœur de métier ?
  • Vous ne souhaitez ou ne pouvez recruter une secrétaire pour gérer votre administratif ?
  • Votre administratif ne prend que quelques heures par semaine ou par mois ?

Nous vous proposons nos services

1

Gestion administrative

- Secrétariat classique (courriers, etc…)
- Saisir des documents numériques (numérisation de documents)
- Relève et garde du courrier sur les environs de Narrosse
- Planifier des rendez-vous
- Classement – Archivage
- Gestion du courrier et des mails
- Saisie de bases de données : saisie de contacts, fiches de produits, documents spécifiques, de textes, d’annonces, etc…
- Recherche internet
- Formalités administratives
- Aide aux entreprises
- Création de documents
- Relecture et correction de documents
- Qualifications de fichiers : vérifier l’exactitude des informations (adresse, N° de téléphone, télécopie, activité, effectif, nom, prénom et fonction des décideurs…) contenues dans les fiches clients et prospects
- Dépôt de courrier (1 dépôt par jour) avec affranchissement en supplément si non fourni par le client,  etc...

2

Gestion Commerciale / Approvisionnement et Logistique

- Gestion des courriers et des emails
- Contrôle achat et vente : validation des bons de livraisons, affectation marchandises, référence commande, coût transport, quantité et prix, …
- Enregistrement des commandes et réalisation des bons de préparation
- Suivi des stocks et reporting
- Etablissement des devis, plannings, commandes, bons de livraison, factures, avoirs, bons de transport, …
- Relance devis clients
- Mise à jour des données produits (tarifs, conditions, références, site internet)
- Approvisionnements : estimation des besoins, commandes aux fournisseurs et suivi des livraisons, etc...

3

Préparation Comptable

Attention : Le travail de secrétaire comptable est obligatoirement effectué sous le contrôle d’un chef-comptable (au sein de l’entreprise) ou d’un expert-comptable selon la limite autorisée (activité réglementée, ordonnance n°45-2138 du 19 septembre 1945).

- Aide à la préparation des documents pour votre comptable
- Règlements fournisseurs et clients
- Enregistrement et tenue de fiches de frais
- Gestion de tableaux de bord
- Relation avec les administrations et l’expert-comptable
- Rapprochements bancaires
- Relances clients, gestion des impayés et des litiges légers 

4

Gestion des Ressources Humaines

- Création dossier salarié + D.U.E. + affiliation aux différentes caisses (retraites, mutuelle et de prévoyance)
- Déclarations liées à l'absence du salarié (congés, RTT, maladie, accident, etc…)
- Gestion de recrutement (Définition du profil recherché + Rédaction et diffusion de l'annonce + Tri des CV, entretiens et proposition d'une sélection de candidats)
- Visite médicale : convocation du salarié
- Récupération et saisies des heures des intérimaires / des indépendants et supplémentaires des salariés
- Etablir des notes de frais
- Départ du salarié (attestation Pôle Emploi, certificat de travail, reçu pour solde de tout compte, compléter le CPF)
- Recherche de formations auprès des différents organismes
- Demande de prise en charge auprès des OPCA
- Organisation des formations en interne / externe (inscription, planning, déplacements), etc...

5

Gestion Communication / Marketing

- Diaporamas
- Cartes de visites / de rendez-vous ou de fidélité / chèques cadeaux
- Catalogue / imprimés / formulaires / menus / plaquettes / documents divers
- Flyers / affiches / dépliants / brochures / papier à en-tête
- Création de logo
- Gestion documentaire
- Gestion des enquêtes de satisfaction 

6

Gestion des Services Généraux

- Gestion de vos contrats : Assurances (Autos / Locaux / RCP) - Mutuelle et prévoyance entreprise
- Commande des fournitures de bureau et courantes de l’entreprise
- Superviser tous les services et prestations nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise, avec une équipe en interne ou avec des prestataires externes.
- Gestion des locaux : électricité, chauffage, entretien/désinsectisation, Aménagement/déménagement, organisation de l’espace… nettoyage, travaux de dépannage (peinture, plomberie, serrurerie…), sécurité 

Vous souhaitez que nous travaillons ensemble ?

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